Gute Selbstmanagement Methoden helfen nicht nur bei der Selbstständigkeit, denn wer sich nicht selbst organisieren kann, vergeudet wertvolle Zeit – und Zeit ist bekanntlich Geld. Einmal die richtigen Selbstmanagement Methoden erlernt, wird der Alltag einfacher und man ist weniger gestresst, egal ob im Privat- oder im Berufsleben. Andererseits können Sie mithilfe von cleveren Zeit- und Selbstmanagementmethoden lernen, noch mehr Leistung aus sich herauszukitzeln oder mehr Zeit für andere Aktivitäten schaffen. Das Geheimnis des Selbstmanagements besteht darin, das Wesentliche vom Unwesentlichen zu unterscheiden und dann 100 Prozent zu geben. Hier kommen Selbstmanagement Methoden, die Ihnen dabei helfen werden und Ihren Umsatz langfristig steigern.

Was sind Methoden des Selbstmanagements?

Etablierte Methoden für das Selbstmanagement helfen bei der Organisation von Aufgaben und der Selbständigkeit. Bekannte Methoden sind die S.M.A.R.T, ALPEN, Eisenhower Methode oder das Pareto Prinzip.

Warum Selbstmanagement Methoden wichtig sind

Im täglichen Arbeitsleben fühlen sich viele Führungskräfte gestresst und überfordert. Zwischen Delegieren, Loslassen, Führen, Reflektieren und Priorisieren verlieren sie oft den Überblick, sodass Mitarbeiter von unzähligen Meetings genervt sind und die tatsächlichen Aufgaben immer weiter in den Hintergrund fallen.

Verpasste Fristen aufgrund von aufgeschobenen Projekten, Ärger über Mitarbeiter, die Aufgaben nicht entsprechend den Vorgaben abschließen, oder das häufige Hinterfragen des Sinns der Arbeit sind deutliche Anzeichen dafür, dass es an einer oder mehreren der folgenden Fähigkeiten mangelt.

Wenn ich 8 Stunden Zeit hätte, einen Baum zu fällen, würde ich 6 Stunden die Axt schleifen!

Abraham Lincoln

Das berühmte Zitat vom amerikanischen Präsidenten Abraham Lincoln wird in diesem Zusammenhang häufig verwendet. Was ist Ihr erster Gedanke dabei? Testen Sie Ihre eigene Wahrnehmung zur Problemlösung anhand des Zitats.

 

• Wieso schärft der „Idiot“ 6 Stunden die Axt, anstatt einfach schnell den Baum zu fällen.

• Das ist doch Zeitverschwendung, ich bezahle ihn, um Bäume zu fällen und nicht um seine Axt zu schärfen.

• Ah das ist schlau, dann braucht der ab jetzt immer nur 2 Stunden um einen Baum zu fällen anstatt X Stunden mit einer stumpfen Axt.

• Er hat seine Zeit gut eingeteilt und seine Aufgabe so effizient wie möglich erledigt. Anstatt 8 Stunden mit seiner stumpfen Axt zu hacken, hat er das schlau gelöst und die abgesprochene Zeit eingehalten.

Als Manager und Chef kann es bei der Lösung von Problemen aber durchaus schwierig sein zu erkennen, was genau dabei hilft, das Problem schneller zu lösen oder was die anderen nur aufhält. Wendet man die Selbstmanagement Methoden richtig an, erkennt man schnell, ob die angewendeten Methoden Früchte tragen.

Überblick zu Selbstmanagement Methoden

Es gibt eine Reihe von Selbstmanagement Methoden, die bei der Priorisierung von Aufgaben helfen. Aber mit etwas Kreativität lassen sich die Methoden auch auf andere Dinge im Alltag anwenden und helfen so die persönlichen Ziele zu erreichen. Einige Methoden kommen ursprünglich aus dem Projektmanagement, aber werden heute sogar in der Sozialen Arbeit gebraucht oder von Selbständigen, Studenten und Arbeitnehmern genutzt. Sie müssen entscheiden, welche Aufgaben zu welchem Zeitpunkt innerhalb einer kurzen Zeitspanne relevant sind. Das Geheimnis des Selbstmanagements besteht also darin, das Wesentliche vom Unwesentlichen zu unterscheiden und dann 100 Prozent zu geben, um das Wesentliche zeitgerecht zu erledigen.

Ursprünglich wurden viele Selbstmanagement Methoden zur Planung von einem Projekt oder lösen einer Aufgabe verwendet, aber die Methoden lassen sich auch zur Tages- bzw. Wochenplanung, dem eigenen Business-Plan, bei der Gartenarbeit oder den Hausaufgaben der Kinder anwenden. Hat man ein gutes Konzept einmal verinnerlicht, um beispielsweise das eigene Unternehmen oder die Selbständigkeit besser zu planen, übernimmt man die effizienten Methoden schnell in den gesamten Alltag. Daher werden viele Selbstmanagement Methoden aus der Projektplanung heute auch erfolgreich bei Sozialer Arbeit eingesetzt, um beispielsweise den Alltag wieder unter Kontrolle zu bringen.

Neben den etablierten Selbstmanagement Methoden gibt es auch kleinere Regeln aus dem Zeitmanagement, die ebenfalls im Privat- oder Berufsleben helfen. Die 2-Minuten-Regel hilft, Aufgaben auf Autopilot zu erledigen und die To-do-Liste kurzzuhalten. Das 60:40 oder 60:20:20 Prinzip vermeidet Stress und hilft abgesprochene Termine einzuhalten. Mit den richtigen Selbstmanagement Methoden wird der Arbeitsalltag deutlich erleichtert. Langfristig zahlen sich finanzielle und zeitliche Investitionen in die Selbstmanagement Methoden für einen selbst oder die eigenen Mitarbeiter aus.

S.M.A.R.T. Methode – Selbstmanagement Coaching Methode zur Aufgabenplanung

Die S.M.A.R.T Selbstmanagement Methode hilft bei der richtigen Zielsetzung in einem 5-stufigen System. Die Methode soll dabei helfen, blindem Aktionismus vorzubeugen und die Energie auf die wichtigen Ziele zu lenken. Durch die Selbstmanagement Coaching Methode wird die Aufgabenverteilung Büro erleichtert und die Team-Arbeit gefördert. Eine Aufgabe oder Fragestellung ist so formuliert, dass man keine weitere Nachfrage stellen muss.

Die Abkürzung S.M.A.R.T steht für:

1. S – Spezifisch – Setzen Sie spezifische Ziele, die klar und konkret formuliert sind, anstatt vage und allgemeine Absichten zu haben.
2. M – Messbar – Machen Sie Ihre Ziele messbar, indem Sie klare qualitative und quantitative Kriterien festlegen, anhand derer Sie den Fortschritt überprüfen können.
3. A – Attraktiv (engl. Accepted) – Formulieren Sie Ziele, die sowohl für Sie als auch für Ihr Umfeld attraktiv erscheinen, damit mehr Lust und Interesse entsteht.
4. R – Realistisch – Setzen Sie sich realistische Ziele, die erreichbar sind und nicht unrealistischen Idealen entsprechen.
5. T – Terminierung – Legen Sie einen konkreten Zeitrahmen fest, innerhalb dessen Sie Ihre Ziele erreichen wollen, um Prokrastination zu vermeiden und den Fokus zu behalten.

Alltagsbeispiele für die Anwendung der S.M.A.R.T. Methode sind:

Schlechtes Ziel: „Ich möchte Autor von einem Buch werden“

S.M.A.R.T. Ziel:„Ich werde innerhalb von einem Jahr ein Buch mit 400 Seiten verfassen und den ersten Entwurf nach 3 Monaten bei mehreren Verlagen einreichen, um Autor zu werden.“

 

Schlechtes Ziel: „Ich möchte mein Spanisch verbessern.“

S.M.A.R.T. Ziel: „Ich werde jeden Tag für 30 Minuten Spanisch lernen und innerhalb von sechs Monaten ein Niveau B2 erreichen, indem ich mich für einen Sprachkurs anmelde und täglich Vokabeln übe.“

 

Schlechtes Ziel: „Ich möchte besser im Zeitmanagement werden.“

S.M.A.R.T. Ziel: „Ich werde jeden Morgen eine Liste mit meinen Prioritäten für den Tag erstellen und jede Woche eine Stunde Zeit für die Organisation meiner Aufgaben einplanen, um meine Produktivität zu steigern und bis zum Ende des Quartals meine Arbeitszeit effizienter zu nutzen.“

ALPEN-Methode – Selbstmanagement Methode für den Tagesablauf

Bei der ALPEN Selbstmanagement Methode geht es darum, innerhalb weniger Minuten einen Plan für den Tag zu erstellen, der es leichter macht, den Tag zu strukturieren und den Überblick zu behalten. Ziel ist es, die Leistung zu steigern und gleichzeitig den Stress deutlich zu reduzieren. Viele Manager schwören auf diese einfache, aber effektive Methode. Einen Versuch ist sie also auf jeden Fall wert. Das Beste an der ALPEN-Methode ist, dass sie so einfach ist:

 

1. A – Aufgaben und Termine aufschreiben

2. L – Länge – Schätzen, wie lange jede Aufgabe dauern wird

3. P – Pufferzeiten einplanen z.B. Pareto Prinzip

4. E – Entscheidungen treffen

5. N – Nachkontrolle

Kleine Schwäche der Selbstmanagement Coaching Methode: Manchmal ist die ALPEN-Methode relativ zeitaufwändig, da man kurz ein Blatt Papier oder eine Selbstmanagement App benutzen muss. Mit ein wenig Übung werden Sie aber innerhalb kurzer Zeit viel schneller und profitieren dann enorm von der Methode. Anstatt die Aufgaben nur im Kopf durchzugehen, hilft es sich die Ziele aufzuschreiben und nochmal zu reflektieren. Durch die Nachkontrolle und Reflexion am Ende des Tages wird das Gehirn besser darin, die Aufgaben zu merken und zu strukturieren.

Pareto-Prinzip – Selbstmanagement Methode für Zeit

Ursprünglich bezog sich das Pareto-Prinzip auf die Beobachtung, dass 80 % des italienischen Reichtums nur 20 % der Bevölkerung gehörten. Allgemeiner ausgedrückt ist das Pareto-Prinzip die Beobachtung (kein Gesetz), dass die meisten Dinge im Leben nicht gleichmäßig verteilt sind. Das Prinzip hat sich auch als äußerst effizient bei der Ausführung von Aufgaben herausgestellt. Das Pareto-Prinzip (80:20) kann alle folgenden Dinge bedeuten:

 

• 20 % des Inputs erzeugen 80 % des Ergebnisses

• 20 % der Arbeiter produzieren 80 % des Ergebnisses

• 20 % der Kunden schaffen 80 % des Umsatzes

• 20 % der Fehler verursachen 80 % der Ausfälle

• 20 % der Funktionen verursachen 80 % der Nutzung

• 20 % der Fußballer erzielen 80 % der Tore

• 20 % einer Pflanze machen 80 % der Früchte aus

→ Die 80-20-Regel besagt, dass 80 % der Ergebnisse aus 20 % der Ursachen resultieren.

Das Pareto-Prinzip soll die Allgemeingültigkeit von der 80:20 Regel verdeutlichen, da es in der Natur vieler Dinge liegt. Dennoch gilt Vorsicht bei der Anwendung, denn 20 % der Arbeitskräfte könnten auch nur 10 % des Ergebnisses erzeugen oder 50 % oder 80 % oder 99 % oder sogar 100 %. Insbesondere bei kreativer Arbeit kann 1 Person den Unterschied machen und für 99 % des Umsatzes verantwortlich sein. Denken Sie daran, dass die 80/20-Regel ein grober Richtwert für typische Verteilungen ist. Natürlich kann sich dieses Verhältnis ändern. Es kann 80:20, 90:10 oder 90:20 sein (die Zahlen müssen sich nicht zu 100 addieren!). Der springende Punkt ist, dass die meisten Dinge nicht im Verhältnis 1:1 stehen, bei dem jede Einheit des „Inputs“ genau die gleiche Menge des Outputs liefert.

Anwendung von dem Pareto-Prinzip – 80-20-Regel bei einem Online-Shop

Um die 80-20-Regel anzuwenden, entschied sich Anna, 80 % ihrer Zeit und Ressourcen auf die Optimierung der Top-20%-Produkte ihres Online-Shops zu konzentrieren. Die restlichen 20 % sollten sich auf die Kundenbetreuung und die Verbesserung der Benutzererfahrung im Shop insgesamt konzentrieren.

Durch die Nutzung von Datenanalysen verfolgte Anna genau, welche Produkte die höchsten Verkaufszahlen und die beste Kundenbewertungen erzielten. Sie stellte sich Fragen wie:

 

• Welche 20 % meiner Produkte generieren 80 % meiner Umsätze? (oder anstatt 20 %: Wie viel % der Top-Produkte generieren 80 % Umsatz)

• Welche Kundengruppen sind die wichtigsten für meinen Shop?

• Was sind die gemeinsamen Merkmale dieser Top-Kunden?

• Ist es sinnvoll, mehr Ressourcen zu investieren, um meine Top-20%-Produkte zu bewerben und zu verbessern?

• Welche Produkte haben die höchste Konversionsrate und das beste Kundenfeedback?

• Kann ich diese Produkte optimieren, um ihre Leistung weiter zu steigern und die Kundenzufriedenheit zu erhöhen?

Anna analysierte die Ergebnisse und passte ihren Online-Shop entsprechend an:

• Sie optimierte die Produktseiten und das Layout des Shops, um die Sichtbarkeit und den Verkauf ihrer Top-20%-Produkte zu erhöhen.

• Sie verbesserte den Kundenservice und die Kommunikation, um die Bedürfnisse und Anliegen ihrer Top-Kunden besser zu adressieren.

Obwohl die Analyse zeigte, dass Marketing und Kundenbetreuung wichtige Aspekte waren, vernachlässigte Anna nicht die Qualität ihrer Produkte. Sie erkannte, dass es wichtig war, sowohl die Bedürfnisse der Kunden als auch die Leistung der Produkte zu berücksichtigen, um den Erfolg ihres Online-Shops langfristig zu sichern.

Eisenhower Prinzip – Selbstmanagement Methoden zur Büroorganisation

Das Eisenhower Prinzip folgt der Eisenhower-Matrix, die auch bezeichnender als Dringend-Wichtig-Matrix bezeichnet wird. Eisenhower hilft bei der Entscheidung und Priorisierung von Aufgaben nach Dringlichkeit und Wichtigkeit und sortiert weniger dringende und wichtige Aufgaben aus, die Sie entweder delegieren oder gar nicht erledigen sollten. Es handelt sich um eine gute Selbstmanagement Methoden zur Büroorganisation. Die Priorisierung von Aufgaben erfolgt in 4 Teile mit unterschiedlichen Arbeitsstrategien:

1. Wichtige Aufgaben, die noch am selben Tag erledigt werden sollen

 

1. • Beantworten einer dringenden E-Mail eines Kunden, der auf eine schnelle Rückmeldung wartet.

   • Vorbereiten einer Präsentation für eine spontan anberaumte Besprechung mit dem Team.

   • Bezahlung einer überfälligen Rechnung, um Verzugsgebühren zu vermeiden

2. Plane wichtige, aber nicht so dringende Dinge für später ein und trage diese in den Kalender ein

 

1. • Erstellung eines Budgetplans für das nächste Quartal, um langfristige Finanzziele zu verfolgen.

   • Durchführung eines Mitarbeiterfeedbacks und der Erstellung von Entwicklungsplänen für das nächste Quartal.

   • Planung einer strategischen Überprüfung der Geschäftsziele für das kommende Jahr.

3. Delegieren dringende, aber weniger wichtige, Dinge an andere

 

1. • Beauftragung eines Teammitglieds, um eine interne Präsentation für ein Meeting vorzubereiten.

   • Zuweisung der Bearbeitung von Kundenanfragen an den Kundendienst, um schnellere Reaktionszeiten zu gewährleisten.

   • Delegation der Dateneingabe und -analyse an ein Teammitglied, um Berichte für das nächste Meeting zu erstellen.

   • Jemand ruft Sie an und bittet um einen dringenden Gefallen oder um an einer Besprechung teilzunehmen. Sie könnten diese Aufgabe delegieren, indem Sie eine bessere Person für diese Aufgabe vorschlagen

4. Was weder dringend noch wichtig ist, erledigen Sie überhaupt nicht

 

1. • Durchführung von Aktivitäten, die nicht zum Hauptgeschäft beitragen und keinen Mehrwert bieten, wie das Sortieren von alten E-Mails in einem persönlichen Posteingang.

   • Teilnahme an Meetings oder Veranstaltungen, die nicht relevant für die aktuellen geschäftlichen Ziele sind.

   • Bearbeitung von Aufgaben, die zwar auf der To-Do-Liste stehen, aber keinen langfristigen Einfluss auf das Unternehmen haben und die Zeit von wichtigeren Aktivitäten ablenken würden.

 

Wie lernt man Selbstmanagement?

Beim Selbstmanagement geht es darum, sich auf die Zukunft vorzubereiten, sich die Gegenwart zu eigen zu machen und sorgfältig mit dem umzugehen, was man tut – und auch zu lernen, wie man es beim nächsten Mal besser machen kann.

Umsetzung der besten Zeit- und Selbstmanagement Methoden

Selbstmanagement ermöglicht es uns, unser Selbstwertgefühl, unsere Ziele, Beziehungen und Werte zu verbessern. Die Stärkung Ihrer Selbstmanagementfähigkeiten wird sich unmittelbar auf Ihr eigenes Wohlbefinden und Ihre Beziehungen auswirken. Ihr Führungsstil verbessert sich mit guten Selbstmanagement Methoden und Sie können zum Vorbild werden. Wie wir uns selbst durch unser Leben führen, hat einen direkten Einfluss darauf, wie wir andere führen. Mit geeigneten Coaching Methoden lassen sich die neuen Zeit- und Selbstmanagement Methoden schneller verinnerlichen. Es müsse nicht gleich alle Methoden auf einmal angewendet werden, es reicht schon mit einer kleinen Änderung anzufangen. Bringt die Methode Erfolg, fällt die Umsetzung der nächsten Methode gleich viel einfacher. Eine sehr einfache Regel ist beispielsweise die Zwei Minuten Regel, um den Kopf von unnötigen Aufgaben freizuhalten.

Was ist die Zwei Minuten Regel?

Dauert eine Aufgabe weniger als zwei Minuten, erledige Sie sofort!

Die Zeit- und Selbstmanagement Methoden zielen darauf ab, mehr Struktur in den Kopf zu bringen, damit es einfacher ist, sich auf das wesentliche zu konzentrieren. Insbesondere bei jungen Unternehmen und Start-ups kann der Erfolg von der richtigne Methode abhängen. Die Industrie- und Handelskammer stellt eine Selbstmanagement Methoden PDF zur Verfügung, um einne Leitfaden für Zeit- und Selbstmanagement zu geben. Es kann helfen, sich immer wieder neue Aufgaben zu suchen oder eines der Prinzipien an einfachen Aufgaben zu testen, wie das richtige Ablegen von Unterlagen in 7 einfachen Schritten. Eine gute Coaching Methode um in das Zeit- und Selbstmanagement zu starten, ist es in Zeitblöcken mit regelmäßigen Pausen zu arbeiten und klare Prioritäten bei den Aufgaben zu setzen. Vermeiden Sie Multitasking und halten Sie eine Routine für die Aufgabenerledigung ein. Der unternehmerische Erfolg und Weg zum Business-Leader hängt von der Umsetzung der Methoden ab. (TB)