Ablauf Kritikgespräch - In 5 Schritten zur Lösung

Inhaltsverzeichnis:

3 Zusammenhang zwischen Führungsstil und Kritikgespräch

4 Wie steht es eigentlich um die Reputation Ihres Unternehmens im Internet?

Ablauf Kritikgespräch: Strukturiert und effektiv

Ein Kritikgespräch gehört zu den wichtigsten Instrumenten der Kommunikation im beruflichen Kontext. Es dient der Klärung von Missständen und der Verbesserung der Zusammenarbeit.

Ein Kritikgespräch sollte nicht im Vorfeld negativ besetzt sein, sondern ein Anlass sein, bestimmte Dinge in Zukunft anders und besser zu lösen.

Wir zeigen Ihnen in 5 Schritten, wie Sie ein strukturiertes Kritikgespräch führen:

Phase	Beschreibung
1. Einleitung	Gesprächsrahmen schaffen, Ziel des Gesprächs nennen und eine offene Atmosphäre schaffen.
2. Situationsbeschreibung	Konkrete Beschreibung des kritisierten Verhaltens oder Sachverhalts ohne Verallgemeinerungen oder Anschuldigungen.
3. Wirkung aufzeigen	Erklären, welche Auswirkungen das Verhalten auf die Arbeit, das Team oder die Beziehung hat.
4. Lösungsfindung	Gemeinsam nach Verbesserungsmöglichkeiten und Lösungen suchen, um die Situation in Zukunft zu vermeiden.
5. Abschluss	Gespräch positiv abschließen, Zusammenfassung der Vereinbarungen und ggf. Unterstützung anbieten.

Ablauf Kritikgespräch: 5 Phasen

Vorbereitung

Das Gespräch beginnt bereits mit der Vorbereitung. Zeit und Ort des Gesprächs sollten in einer ruhigen, ungestörten Umgebung gewählt werden. Alle Beteiligten werden in geeigneter Form zum Gespräch eingeladen.

Der Mitarbeiter kann sich auf die Gesprächssituation vorbereiten und hat gleichzeitig die Möglichkeit, sich mit dem Thema auseinanderzusetzen, um erste eigene Lösungen zu entwickeln.

1. Einleitung

Die Einleitung bildet den Rahmen für das Gespräch und dient dazu, eine vertrauensvolle Atmosphäre zu schaffen. Es ist wichtig, dass beide Gesprächspartner das Ziel des Gesprächs verstehen. Der Gesprächsleiter erklärt, warum das Treffen notwendig ist und wie der weitere Verlauf aussehen wird. Zu diesem Zeitpunkt wird nicht auf den eigentlichen Konflikt eingegangen, sondern der Fokus liegt auf der Schaffung einer offenen und respektvollen Umgebung.

Beispiele:

Den Gesprächszweck klar formulieren, z. B.: „Ich möchte heute mit dir über eine Situation sprechen, die uns beiden helfen könnte, besser zusammenzuarbeiten.“
Positive Grundhaltung: „Mir ist wichtig, dass wir eine gemeinsame Lösung finden.“

2. Situationsbeschreibung

In dieser Phase wird der konkrete Konflikt oder das Verhalten, das zu Spannungen geführt hat, ausführlich beschrieben. Hierbei ist es entscheidend, auf Verallgemeinerungen und Anschuldigungen zu verzichten und die Situation sachlich und neutral darzustellen. Anstatt Vorwürfe zu machen, sollte man Beispiele aus konkreten Situationen nennen und auf objektive Fakten eingehen, um die Diskussion nicht emotional aufzuladen.

Wichtige Punkte:

Vermeidung von Du-Botschaften und Verallgemeinerungen wie „Immer machst du…“.
Klare und objektive Beschreibung: „In der letzten Teamsitzung hast du mehrfach das Wort ergriffen, bevor andere ihre Gedanken zu Ende bringen konnten.“

3. Wirkung aufzeigen

In dieser Phase wird der Konflikt oder das kritisierte Verhalten in den größeren Kontext gestellt, indem die Auswirkungen auf die Arbeit, die Teamdynamik oder die persönliche Beziehung erläutert werden. Dies soll dem Gesprächspartner verdeutlichen, warum die Situation problematisch ist und welche Konsequenzen das Verhalten hat. Es ist wichtig, dass die Auswirkungen konkret und greifbar sind, um Verständnis zu fördern.

Beispiel:

„Durch dein Verhalten entsteht der Eindruck, dass die Meinungen anderer nicht ausreichend berücksichtigt werden. Das führt dazu, dass die Teamarbeit weniger effizient wird und einige sich zurückziehen.“

4. Lösungsfindung

Hier geht es darum, gemeinsam nach Lösungen zu suchen, um ähnliche Konflikte in Zukunft zu vermeiden. Beide Seiten sollten die Möglichkeit haben, ihre Vorschläge einzubringen. Es ist angemessen, auf gegenseitiges Verständnis und Kompromissbereitschaft zu setzen. Anstatt nur Kritik zu üben, sollte auch der Weg zur Verbesserung aufgezeigt werden. Diese Phase erfordert von allen Gesprächspartnern aktives Zuhören und die Bereitschaft, kooperative Lösungen zu finden.

Schritte zur Lösungsfindung:

Fragen stellen: „Wie könnten wir die Situation in Zukunft besser handhaben?“
Gegenseitige Vorschläge einbringen: „Was wäre aus deiner Sicht eine mögliche Lösung?“
Lösungen priorisieren: „Welchen dieser Vorschläge können wir sofort umsetzen?“

5. Abschluss

Am Ende des Gesprächs ist es wichtig, das Gespräch positiv abzuschließen. Eine kurze Zusammenfassung der getroffenen Vereinbarungen stellt sicher, dass beide Seiten die Lösung verstehen und akzeptieren. Man kann auch besprechen, wie die Umsetzung der Lösungen begleitet wird oder wie man sich gegenseitig unterstützen kann. Dies gibt dem Gespräch einen klaren Abschluss und vermeidet Missverständnisse nach dem Gespräch.

Elemente des Abschlusses:

Zusammenfassung: „Wir haben besprochen, dass wir in Zukunft bei Besprechungen darauf achten, dass alle zu Wort kommen.“
Unterstützung anbieten: „Wenn es dir schwerfällt, diese Veränderung umzusetzen, können wir regelmäßig Feedbackrunden einplanen.“
Positives Ende: „Ich freue mich, dass wir so offen sprechen konnten und hoffe, dass wir künftig noch besser zusammenarbeiten.“

Ein solches strukturiertes Vorgehen bei Konfliktgesprächen hilft, Missverständnisse zu klären und ermöglicht eine sachliche, lösungsorientierte Auseinandersetzung, die die Beziehung stärkt und künftige Konflikte vermeidet.

Mediale Unterstützung und Nachbereitung

Abschließend sollte ein Protokoll des Gesprächs an alle Beteiligten verschickt werden, um die besprochenen Maßnahmen zu dokumentieren und eine Grundlage für künftige Fortschrittskontrollen zu schaffen.

Die Auswertung und Kontrolle der vereinbarten Lösungen sollten im Rahmen regelmäßiger Personalgespräche thematisiert werden. Die Auswertung sollte zeitnah erfolgen. Stellt der Vorgesetzte vor diesem Gespräch fest, dass sich der Mitarbeiter überhaupt nicht an die Vereinbarungen hält muss er vorher das erneute Gespräch mit dem Mitarbeiter suchen.

Beispiel – Ablauf Kritikgespräch

Thema: Regelmäßiges Zuspätkommen eines Mitarbeiters

Phase 1: Einleitung

Vorgesetzter:

„Hallo Herr Müller, schön, dass Sie sich die Zeit genommen haben. Ich möchte heute ein Gespräch mit Ihnen führen, um ein Thema anzusprechen, das mir in letzter Zeit aufgefallen ist. Mir ist wichtig, dass wir gemeinsam eine Lösung finden, damit Sie sich hier weiterhin wohlfühlen und die Zusammenarbeit gut funktioniert. Geht das für Sie in Ordnung?“

Mitarbeiter:

„Ja, natürlich. Worum geht es genau?“

Phase 2: Situationsbeschreibung

Vorgesetzter:

„Mir ist aufgefallen, dass Sie in den letzten Wochen häufiger zu spät zur Arbeit gekommen sind. Um Ihnen ein Beispiel zu geben: letzte Woche am Montag und Dienstag waren Sie jeweils etwa 20 Minuten zu spät, und auch diese Woche am Mittwoch sind Sie nicht pünktlich gewesen.“

Mitarbeiter:

„Ja, das stimmt. Ich hatte morgens immer Schwierigkeiten, rechtzeitig loszukommen.“

Phase 3: Wirkung aufzeigen

Vorgesetzter:

„Ich verstehe, dass es manchmal schwierig sein kann, pünktlich zu sein. Allerdings wirkt sich das auch auf unsere Abläufe aus. Wenn Sie zu spät kommen, verzögert sich der Start unserer Teammeetings, und Ihre Kollegen müssen warten. Das führt zu Unruhe im Team und beeinträchtigt den Arbeitsfluss.“

Mitarbeiter:

„Das war mir nicht bewusst, dass es das Team so stark betrifft. Das tut mir leid.“

Phase 4: Lösungsfindung

Vorgesetzter:

„Es freut mich, dass Sie das einsehen. Wie könnten wir es in Zukunft schaffen, dass Sie pünktlich sind? Gibt es vielleicht etwas, das wir besprechen sollten, um Sie zu unterstützen?“

Mitarbeiter:

„Ich denke, ich muss meine Morgenroutine anpassen. Vielleicht könnte ich versuchen, eine halbe Stunde früher aufzustehen, um auf Nummer sicher zu gehen. Es könnte auch helfen, wenn ich flexiblere Startzeiten hätte, falls mal etwas Unvorhergesehenes passiert.“

Vorgesetzter:

„Das klingt nach einem guten Ansatz. Flexible Startzeiten sind in Ausnahmefällen möglich, aber generell ist Pünktlichkeit für den reibungslosen Ablauf wichtig. Wie wäre es, wenn wir uns in zwei Wochen noch einmal zusammensetzen und schauen, ob sich etwas verbessert hat?“

Mitarbeiter:

„Ja, das können wir gerne so machen.“

Phase 5: Abschluss

Vorgesetzter:

„Vielen Dank, Herr Müller, dass Sie offen über das Thema gesprochen haben. Ich schätze Ihre Bereitschaft, eine Lösung zu finden. Ich bin zuversichtlich, dass wir das gemeinsam in den Griff bekommen. Melden Sie sich, wenn Sie dabei Unterstützung brauchen.“

Mitarbeiter:

„Danke, das werde ich tun.“

Zusammenhang zwischen Führungsstil und Kritikgespräch

Der Führungsstil eines Vorgesetzten entscheidet, ob und wie sich ein bestehender Konflikt durch ein Kritikgespräch lösen lässt. Die Art und Weise, wie Konflikte durch Führungskräfte behandelt und gelöst werden, ist entscheidend dafür, ob diese Lösungen dauerhaft und wirkungsvoll sind.

Verschiedene Führungsstile mit unterschiedlichen Ansätzen bei Kritikgesprächen und der Konfliktbewältigung führen zu verschiedenen Ergebnissen:

Autoritärer Führungsstil

Autoritärer Führungsstil	Merkmale der Konfliktlösung
Merkmale des Führungsstils	Vorgesetzter trifft Entscheidungen allein, klare Anweisungen.
Konfliktbewältigung	Konflikte werden schnell durch die Autorität des Vorgesetzten gelöst, oft ohne Berücksichtigung der Mitarbeiter.
Ablauf Kritikgespräch	Der Vorgesetzte dominiert das Gespräch und gibt die Lösung vor, die er erwartet. Mitarbeiter hat kein Mitspracherecht.

Demokratischer Führungsstil

Demokratischer Führungsstil	Merkmale der Konfliktlösung
Merkmale des Führungsstils	Entscheidungen werden gemeinsam getroffen, Vorgesetzter moderiert.
Konfliktbewältigung	Konflikte werden durch offene Diskussionen und die Einbeziehung aller Beteiligten gelöst.
Ablauf Kritikgespräch	Das Gespräch ist offen und partizipativ, der Vorgesetzte fördert den Austausch und geht auf Lösungsvorschläge des Mitarbeiters ein.

Laissez-faire Führungsstil

Laissez-faire Führungsstil	Merkmale der Konfliktlösung
Merkmale des Führungsstils	Vorgesetzter hält sich zurück, Entscheidungen liegen beim Team.
Konfliktbewältigung	Konflikte werden oft ignoriert oder langsam gelöst, da das Team allein gelassen wird.
Ablauf Kritikgespräch	Wenig oder kein strukturiertes Kritikgespräch, der Vorgesetzte banalisiert die Situation und „plaudert“ über die Konfliktsituation. Keine Konsequenzen.

Transformationaler Führungsstil

Transformationaler Führungsstil	Merkmale der Konfliktlösung
Merkmale des Führungsstils	Vorgesetzter motiviert und inspiriert, fördert Eigenverantwortung und Weiterentwicklung.
Konfliktbewältigung	Konflikte werden konstruktiv als Chance zur Verbesserung gesehen, kreative Lösungen werden gefördert.
Ablauf Kritikgespräch	Lösungsorientiertes Gespräch, der Vorgesetzte hilft dem Mitarbeiter, selbst Lösungen zu entwickeln.

Situativer Führungsstil

Situativer Führungsstil	Merkmale der Konfliktlösung
Merkmale des Führungsstils	Anpassung des Führungsstils je nach Situation und den Fähigkeiten des Teams.
Konfliktbewältigung	Flexible Konfliktbewältigung, entweder durch den Vorgesetzten selbst oder durch das Einbeziehen des Teams.
Ablauf Kritikgespräch	Je nach Situation autoritär oder partizipativ, der Vorgesetzte wählt den besten Ansatz zur Lösung des Konflikts.

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Ablauf Kritikgespräch – In 5 Schritten zur Lösung